結婚式の準備を行う際は、会場の手配や招待状の準備など、やるべきことがたくさんあります。
その中でも、費用に関してどこまでを自己負担で、どこからをゲスト負担にするかは悩みどころです。
今回は、費用の中でも結婚式におけるゲストのホテル代負担について解説します。
また、ホテル手配の手順などについても併せて解説します。
結婚式の準備をしている方は、ぜひ本記事を参考にしてみてくださいね。
□結婚式ではゲストのホテル代は負担する？
結婚式では、特に遠方からの出席となるゲストに対して、交通費やホテル代を負担することがあります。
これは遠方から出席してくれることに感謝の気持ちとしてお渡しします。
ここで、ホテル代を負担するかどうかはゲストとの関係性によって決めると良いでしょう。
例えば、ゲストが親族の場合、事前に話し合って負担してもらったり、半額ずつ負担しあったり、自分で負担したりすることが考えられます。
他にも、ゲストが友人の場合、友人の結婚式にも招待されたことがあるならば、その際と同じ対応をすることが無難でしょう。
このように、ゲストとの関係性をもとにホテル代を負担するかどうかを決め、場合によっては事前に話し合ったり、半額ずつ負担しあったりすると良いでしょう。
また、遠方の定義に関して、こちらもはっきりさせておいた方が良いでしょう。
一般的には、会場までの交通費として5000円以上、宿泊費込みで20000円以上かかる、または新幹線や航空券、高速道路を利用する場合は遠方とみなされることが多いです。
ゲスト全員の交通費などを負担するには手間がかかるため、あらかじめ遠方の定義を決めておき、交通費やホテル代等を負担するゲストを決めておきましょう。
結婚式に招待するゲストは今後ともお付き合いのある方が多いと思うので気持ち良く出席してもらえるように誠意を伝えられると良いですね。
□ホテル手配の手順
結婚式のゲストのホテル手配は以下の手順に沿って行います。
1.ゲストが宿泊するかを確認し、招待状を送る
招待状を送る前に、電話やラインなどで出席の確認、そして宿泊が必要かどうかの確認をとります。
この際、費用の負担などについても決めておくと良いでしょう。
2.宿泊の詳細を聞く
招待状の返事を確認したあとは、宿泊するゲストにホテルのタイプなどの希望を確認します。
確認するべき項目としては、以下のものが挙げられます。
・宿泊予定日（前泊か当日か）
・部屋のタイプ
・ホテルはどちらが手配するか
・精算方法はどうするか
こちらに関しても、電話やラインなどを通して連絡を取ると良いでしょう。
3.ホテルを予約する
ゲストにホテルの希望を確認した後は、ホテルを予約します。
この際、予約はゲストの名前で取っておくようにしましょう。
また、精算方法に関しては事前決済であった方がゲストの負担やトラブルを防げるでしょう。
4.ゲストに予約完了の連絡をする
ホテルの予約完了後は、ゲストに再び予約完了の連絡を入れておくと良いでしょう。
この際、電話などの口頭のみで伝えると、忘れてしまったり、間違えてしまったりする恐れがあります。
そのため、しっかりとメモしてもらう、あるいは文章で伝えて後から見返せるように工夫することが重要です。
また、ホテルのチェックインやチェックアウト時刻、ホテルの住所、予約している名前、宿泊日やホテルの電話番号など、必要な情報をまとめておきましょう。
□ゲストのホテル代を負担するときの注意点
結婚式でゲストのホテル代を負担する際は、以下の3点に注意しましょう。
＊キリの良い金額を用意する
遠方のゲストのホテル代、あるいは交通費を含めた金額を計算すると、キリの良い金額にはならないことが多いかと思います。
その際は、5000円単位で切り捨て、切り上げるとお互い細かい金額を気にしなくて良いでしょう。
例えば、ホテル代が14000円の場合は15000円を1万円札と5000円札一枚ずつで用意すると良いでしょう。
＊金額によって包み方を変える
特に交通費までを含めて用意する際は、ゲストによって金額が変わってきます。
金額が変わってくる際は、その金額に応じて現金の包み方を変えると良いでしょう。
例えば、1万円以下の場合はミニサイズのご祝儀袋に現金を包み、2万円など金額が上がった場合には、のし付きのご祝儀袋に現金を包むといったことが挙げられます。
＊平等に用意する
ゲストにホテル代、交通費等を用意する場合は、できるだけ平等に用意することが望ましいです。
事前に負担に関して決めている場合は別ですが、特に理由がない場合は全員平等にして、ゲストに不平等感を与えないようにしましょう。
□まとめ
今回は、結婚式におけるホテル代の負担に関して、負担の仕方や注意点、ホテルの予約の流れなどについて解説しました。
ホテル代、宿泊費の負担は自己負担となる場合が多いですが、ゲストにあわせて負担する方や負担比率を変えるといった考え方もあります。
また、ホテルの予約方法に関して、必要事項をしっかりとゲストに伝えることが重要でした。
必要事項を簡潔にまとめて、かつ文章などでしっかりと伝えるようにしましょう。
本記事を参考に、新郎新婦並びにゲストも全員が満足できる結婚式を目指しましょう。
