着々と結婚式の準備を進めている方もいらっしゃることでしょう。
ゲストの中に遠方の方がいらっしゃる場合、ホテル代は出した方が良いのだろうかと悩まれている場合もあるかもしれません。
今回は、遠方のゲストがいる場合のホテル代や配慮したほうが良いこと、ホテルの手配手順について解説します。
□結婚式では遠方のゲストにホテル代を出す？
結婚式に参加するのに宿泊が必要な方に向けて、ホテル代の用意が必要です。
ホテル代は、一般的に結婚式を催す側が全額負担します。
しかし、家庭や友だち関係によっては、ホテル代や交通費はお互い様だという考えで、費用を負担しないと決めていることもあります。
また、ホテルではない知り合いの家に宿泊予定のゲストにも費用負担はしなくても良い場合もあります。
＊遠方ってどのくらい？
遠方と一言でいっても、どのくらい遠いと“遠方の方”なのかという基準は曖昧で、誰にホテル代を準備した方が良いのか迷ってしまう方もいらっしゃることでしょう。
その場合は以下の基準を目安に検討してみることをおすすめします。
・高速道路を利用する
・交通費が5000円以上かかる
・新幹線や飛行機を使う
・交通費と宿泊費の合計が2万円以上かかる
□遠方からのゲストにはどんな配慮が必要？
遠方のゲストが結婚式に来てくれるときに配慮したほうが良いことをご紹介します。
1.交通アクセスへの配慮
多くの遠方のゲストは、飛行機や新幹線などをつかって結婚式に参加します。
空港や駅から遠い場所に結婚式場があったり、結婚式場までの乗り換えが難しかったりするとゲストにとって負担となります。
できる限り、最寄駅から近い式場やシャトルバスのある式場、駅や空港からの乗り換えが少ない式場を探すと良いでしょう。
2.結婚式を行う曜日への配慮
結婚式に参加するのに長い距離の移動が伴う遠方のゲストがゲストにいる場合は、結婚式を挙げる曜日に注意しましょう。
次の日にゆっくりすごすことのできる土曜日は結婚式を挙げる曜日として人気がありますが、土日休みの人にとっては平日5日間働いた後に結婚式に参加することになるため、負担がかかる可能性も考えられます。
また、土日に結婚式を挙げる場合は、平日に休日のあるゲストに配慮をしましょう。
有給休暇を取得できるように、ぎりぎりでも2カ月前には日程を連絡した方が参加してくれる可能性が高まります。
3.開始時間への配慮
結婚式の開始時間にも配慮をしましょう。
遠方からのゲストがいるにもかかわらず、午前中スタートの結婚式にしてしまうと、早朝の移動を強いることになってしまったり、前日の移動の疲れが残っているままに結婚式に参加することになってしまったりします。
遠方のゲストがいらっしゃる場合は、結婚式の開始時間を午後にすることをおすすめします。
4.宿泊場所への配慮
遠方からのゲストは結婚式の前日に宿泊をしてから結婚式に参加する場合が多いです。
または、結婚式の日の夜に宿泊して次の日に帰宅する場合もあります。
結婚式場の近くに宿泊施設があるのかを確認しておきましょう。
5.交通費・宿泊費への配慮
遠方からのゲストへの宿泊費(ホテル代)は全額負担することが多いです。
必ず費用を負担しなければならないことはありませんが、感謝の気持ちを込めて全額支払う、または一部支払うことを検討してみましょう。
□遠方のゲストのホテルの手配はどうやってする？
一般的に、結婚式を催す側が遠方からのゲストのホテル代を負担するとともに、ホテルの予約も行います。
ホテルの予約をするときはゲストに連絡を取りながら進めましょう。
ここでは、遠方のゲストのホテルをどうやって手配するのかをご紹介します。
1.宿泊が必要なゲストを把握する
来てくださるゲストの中で、日帰りが難しいゲストや遠方のゲストが誰なのかを把握します。
2.宿泊の日程を確認する
ゲストや結婚式の時間帯、交通機関の時間によって宿泊がいつ必要なのかは変わります。
結婚式の前日または当日、その両方の3パターンが考えられます。
ゲストがどんな日程で宿泊するのかを確認しましょう。
3.部屋割りを決める
基本的には1人1部屋でシングルです。
しかし、友達同士でダブルを希望する方や家族で参加する方は家族で1部屋を希望する方、夫婦ではツインやダブルを希望する方もいらっしゃいます。
特に乳幼児がいる方には、どんな部屋が良いのかを必ず確認しましょう。
4.ホテルの手配をする人を決める
ホテルの手配は基本的には結婚式を催す側が行います。
しかし、ゲストによってはゲスト自身で予約を済ませている場合もあります。
結婚式の案内をするときに、一緒に宿泊の確認もすると良いでしょう。
5.予約と支払いを行う
ホテルの予約と支払いは結婚式を催す方が行います。
6.ゲストに詳細を伝える
予約と支払いの完了後はゲストに伝えましょう。
できれば文面で残しておくことをおすすめします。
□まとめ
遠方のゲストへのホテル代は、基本的には結婚式を催す側が負担します。
必ず負担しなければならないことはありませんが、感謝の気持ちを込めて支払うことを検討してみることをおすすめします。
また、遠方のゲストが結婚式に参加してくれる場合は、交通アクセスや曜日、開始時間などに配慮をすると良いでしょう。
