婚式という人生の節目に、遠方から大切な親族が出席してくれるのは、何よりも嬉しいことです。
しかし、新幹線や飛行機での長旅、宿泊場所の手配など、ゲストの負担を考えると、新郎新婦としてどう配慮するのが良いか悩むこともあるでしょう。
祝福に駆けつけてくれる方々へ、感謝の気持ちを伝えつつ、心からリラックスして過ごしてもらうための準備について考えていきましょう。
結婚式で親族のホテル手配は誰まで行うべきか
親族への宿泊費負担は必須ではない
結婚式に遠方から親族を招待する場合、宿泊費の負担は必須ではありません。
しかし、ゲストへの感謝の気持ちや、移動・宿泊にかかる負担を軽減したいと考える新郎新婦が、一部または全額を負担するケースは少なくありません。
負担するかどうか、またどの範囲まで負担するかは、結婚式の予算や、両家の方針などを考慮して決定することが大切です。
ホテル手配はゲストの負担軽減に繋がる
新郎新婦側でホテルの手配を行うことで、遠方からのゲストの負担を大きく軽減できます。
土地勘のない場所で自身でホテルを探す手間や時間を省くことができ、結婚式場からのアクセスが良いホテルを選べば、移動の負担も減ります。
特に、高齢の親族や小さなお子様連れのゲストがいる場合、この配慮は大変喜ばれるでしょう。
負担範囲は両家で相談して決定する
親族への宿泊費負担やホテル手配について、どこまで行うかは、新郎新婦だけでなく、両家でよく相談して決めることが重要です。
親族との関係性や、それぞれの家庭の方針、結婚式の予算などを考慮し、共通認識を持つことで、後々のトラブルを防ぐことができます。
例えば、新郎側が手配する親族、新婦側が手配する親族、あるいは両家で折半するなど、様々なケースが考えられます。
結婚式で親族のホテルを手配する具体的な手順
招待状で宿泊有無と費用負担を確認する
ホテル手配が必要な親族を把握するため、招待状を送る前に、電話やメールなどで宿泊の有無について個別に確認することをおすすめします。
その際、宿泊費を新郎新婦側で負担するのか、一部負担するのか、あるいはゲスト負担となるのかを明確に伝えておくと、ゲストも安心して返答できます。
確認が難しい場合は、招待状の返信ハガキに「宿泊希望の有無」を記入する欄を設けるのも一つの方法です。
ホテルの予約と支払いを進める
宿泊の意思表示があったら、具体的なホテルの予約を進めます。
ゲストの希望（禁煙/喫煙、部屋のタイプなど）を確認し、会場の近くなどで条件に合ったホテルを選びましょう。
新郎新婦側で費用を負担する場合は、事前に予約と支払いを済ませておくのが一般的です。
ただし、ホテルでの追加飲食やルームサービスなど、個人的な利用にかかる費用はゲスト自身に負担してもらう旨を伝えておくことが大切です。
ゲストへ宿泊詳細を連絡する
ホテルの予約が完了したら、ゲストに宿泊に関する詳細情報を正確に伝えます。
具体的には、宿泊日、ホテル名、住所、電話番号、チェックイン・チェックアウトの時間、朝食の有無などを、メールやメッセージなどの書面で残すのがおすすめです。
これにより、聞き間違いや伝え漏れを防ぐことができます。
遅くとも結婚式の2週間前までには連絡を済ませると、ゲストも安心して当日の準備を進められます。
まとめ
結婚式で親族のホテル手配を行うかどうか、またその範囲については、必須ではありませんが、ゲストへの感謝の気持ちを示す大切な機会となり得ます。
両家で十分に相談し、ゲストの負担を考慮した上で、招待状での確認、丁寧な予約・支払い、そして詳細な連絡といった手順を踏むことが、スムーズな手配に繋がります。
これにより、遠方から駆けつけてくれる親族も、安心して結婚式に臨むことができるでしょう。
